Automatisierung
Vom Ablauf zum Automatisierungsvorhaben
Den Ablauf prüfen, bevor Technik ihn übernimmt
Eine wiederkehrende Aufgabe lässt sich nur dann verlässlich abbilden, wenn Auslöser, Regeln, Daten und Ausnahmefälle ausreichend klar sind. Wir untersuchen den konkreten Durchlauf und die beteiligten Anwendungen. Das Angebot grenzt anschließend ab, was eingerichtet und getestet wird und wer sich nach der Abnahme um Meldungen und Änderungen kümmert.
Den heutigen Ablauf Schritt für Schritt erfassen
Den heutigen Ablauf Schritt für Schritt erfassen
Am Anfang steht ein konkreter Durchlauf. Wir nehmen auf, wodurch er beginnt, welche Arbeitsschritte folgen, wer beteiligt ist und welches Ergebnis am Ende vorliegen soll. So wird sichtbar, welcher Teil tatsächlich wiederkehrend und eindeutig beschreibbar ist.
Dazu gehört
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Auslöser des Ablaufs benennen
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Einzelne Arbeitsschritte aufnehmen
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Beteiligte Rollen zuordnen
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Gewünschtes Ergebnis festhalten
Regeln und Entscheidungen konkretisieren
Regeln und Entscheidungen konkretisieren
Ein Ablauf kann nur nach Regeln automatisiert werden, die sich eindeutig prüfen lassen. Wir klären Bedingungen, mögliche Abzweigungen und benötigte Freigaben. Entscheidungen, die fachliche Beurteilung erfordern, bleiben als bewusste manuelle Schritte erkennbar.
Dazu gehört
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Bedingungen für einzelne Schritte beschreiben
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Abzweigungen im Ablauf erfassen
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Freigaben und Prüfschritte kennzeichnen
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Manuelle Entscheidungen abgrenzen
Beteiligte Anwendungen und Schnittstellen prüfen
Beteiligte Anwendungen und Schnittstellen prüfen
Damit Systeme zusammenarbeiten, müssen geeignete technische Zugänge vorhanden sein. Wir betrachten Quell- und Zielanwendung, verfügbare Schnittstellen und die Informationen der jeweiligen Anbieter. Eine Verbindung wird erst nach dieser Prüfung als umsetzbarer Bestandteil eingeplant.
Dazu gehört
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Quell- und Zielanwendung zuordnen
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Vorhandene Schnittstellen prüfen
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Technische Beschreibungen einbeziehen
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Fehlende Integrationsmöglichkeiten benennen
Daten und Übertragungsregeln klären
Daten und Übertragungsregeln klären
Gleiche Begriffe bedeuten in zwei Anwendungen nicht immer dasselbe. Wir erfassen, welche Daten benötigt werden, in welcher Form sie vorliegen und wie sie dem Zielsystem zugeordnet werden sollen. Unvollständige oder widersprüchliche Angaben werden vor der Umsetzung sichtbar gemacht.
Dazu gehört
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Benötigte Datenfelder bestimmen
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Quellen und Zielfelder zuordnen
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Datenformate und Pflichtangaben prüfen
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Unklare oder fehlende Daten kennzeichnen
Zugänge, Berechtigungen und Lizenzen einordnen
Zugänge, Berechtigungen und Lizenzen einordnen
Technisch mögliche Schritte können an fehlenden Rechten oder Lizenzvoraussetzungen scheitern. Wir klären, welche Zugänge die beteiligten Systeme bereitstellen, welche Berechtigungen benötigt werden und welche Voraussetzungen vor Projektbeginn erfüllt sein müssen.
Dazu gehört
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Benötigte Systemzugänge erfassen
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Berechtigungen für den Ablauf prüfen
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Lizenzvoraussetzungen berücksichtigen
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Offene Freigaben vorab festhalten
Ausnahmen und Fehlerwege vorsehen
Ausnahmen und Fehlerwege vorsehen
Ein fehlender Wert, eine nicht erreichbare Anwendung oder ein abgelehnter Datensatz darf nicht unbemerkt bleiben. Wir legen für den vereinbarten Ablauf fest, welche Abweichungen erkannt werden sollen, welche Meldung entsteht und wer den Fall weiterbearbeitet.
Dazu gehört
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Erwartbare Ausnahmefälle sammeln
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Abbruch- und Fortsetzungsregeln festlegen
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Fehlermeldungen verständlich zuordnen
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Manuelle Bearbeitung bei Abweichungen klären
Den vereinbarten Ablauf einrichten und testen
Den vereinbarten Ablauf einrichten und testen
Nach der Machbarkeitsprüfung setzen wir den ausdrücklich vereinbarten Teil schrittweise um. Testfälle bilden normale Durchläufe und festgelegte Abweichungen ab. Die Abnahme bezieht sich auf die zuvor beschriebenen Funktionen und Kriterien.
Dazu gehört
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Freigegebenen Ablauf einrichten
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Testdaten und Testfälle abstimmen
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Regelfälle und Ausnahmen prüfen
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Ergebnis zur vereinbarten Abnahme bereitstellen
Überwachung und spätere Änderungen vereinbaren
Überwachung und spätere Änderungen vereinbaren
Mit der Abnahme ist nicht automatisch ein laufender Betrieb beauftragt. Wir legen projektbezogen fest, ob und wie der Ablauf überwacht wird, wer Meldungen bearbeitet und wie Änderungen an Regeln, Daten oder beteiligten Anwendungen behandelt werden.
Dazu gehört
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Umfang der Überwachung festlegen
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Zuständigkeit für Meldungen zuordnen
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Änderungen an Systemen berücksichtigen
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Pflege und Anpassungen gesondert vereinbaren
Lassen Sie uns klären, welche IT-Leistungen Ihr Unternehmen im Alltag entlasten.
Erstgespräch vereinbarenTypische Anzeichen
Wann sich ein wiederkehrender Ablauf für eine Prüfung eignet
Häufige Wiederholung allein macht einen Prozess noch nicht automatisierbar. Diese Situationen sind jedoch ein sinnvoller Anlass, Regeln, Daten und beteiligte Systeme genauer anzusehen:
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Informationen werden regelmäßig von einer Anwendung in eine andere übertragen.
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Statusmeldungen, Erinnerungen oder Folgeaufgaben werden immer wieder manuell ausgelöst.
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Ein regelbasierter Ablauf umfasst mehrere Systeme und hängt bisher von einzelnen Handgriffen ab.
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Mitarbeitende prüfen bei jedem Durchlauf dieselben eindeutig beschreibbaren Bedingungen.
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Daten werden mehrfach erfasst, obwohl sie in einem beteiligten System bereits vorliegen.
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Ausnahmen werden erst spät bemerkt, weil ein definierter Meldeweg fehlt.
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Eine geplante Automatisierung ist beschrieben, aber Schnittstellen und Berechtigungen sind noch ungeklärt.
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Nach Änderungen an einer Anwendung ist unklar, wer den verbundenen Ablauf prüft und anpasst.
Nicht jeder wiederkehrende Vorgang sollte automatisiert werden. Häufig wechselnde Regeln, unklare Daten oder Entscheidungen mit fachlichem Ermessensspielraum können bewusste manuelle Schritte erfordern. Die Machbarkeitsprüfung klärt, welcher Teil für das konkrete Vorhaben geeignet ist.
Vorgehen
Vom typischen Durchlauf zum abgegrenzten Automatisierungsprojekt
Sie zeigen uns einen konkreten wiederkehrenden Ablauf und die beteiligten Anwendungen. Wir prüfen Regeln, Daten, technische Zugänge und Ausnahmen. Erst danach werden Umsetzung, Abnahme und der mögliche Betrieb als eindeutiger Projektumfang vereinbart.
01
Ablauf und gewünschtes Ergebnis aufnehmen
Sie schildern einen typischen Durchlauf: den Auslöser, die einzelnen Handgriffe, beteiligte Personen und das erwartete Ergebnis. Wir halten fest, wo heute Daten übertragen, Meldungen ausgelöst oder Entscheidungen getroffen werden.
Sie erhalten
Beschreibung des heutigen Ablaufs mit Auslöser und Ergebnis
02
Machbarkeit und Voraussetzungen prüfen
Wir betrachten Regeln, Datenqualität, Schnittstellen, Berechtigungen, Lizenzvoraussetzungen und erkennbare Ausnahmen. Dabei grenzen wir ab, welche Schritte technisch abbildbar sind und welche Fragen oder manuellen Entscheidungen offenbleiben.
Sie erhalten
Geprüfter Umfang mit Voraussetzungen und offenen Punkten
03
Umsetzung und Abnahme vereinbaren
Das Angebot beschreibt den einzurichtenden Ablauf, die benötigten Beiträge und die vorgesehenen Test- und Abnahmekriterien. Innerhalb dieses Umfangs richten wir die Verbindung schrittweise ein und prüfen die vereinbarten Regel- und Ausnahmefälle.
Sie erhalten
Eingerichteter Ablauf zur vereinbarten Abnahme
04
Betrieb und Änderungen festlegen
Nach der Abnahme klären wir, wer Meldungen überwacht, Fehlerfälle bearbeitet und Anpassungen an Regeln oder beteiligten Anwendungen veranlasst. Diese Aufgaben werden nur übernommen, wenn sie ausdrücklich zum vereinbarten Leistungsumfang gehören.
Sie erhalten
Festgelegte Zuständigkeiten für Meldungen, Pflege und Änderungen
Häufige Fragen
Was vor einer Automatisierung geklärt werden sollte
Ein wiederkehrender Ablauf braucht eindeutige Regeln, geeignete Systemzugänge und einen definierten Umgang mit Abweichungen. Die Antworten zeigen, was crossdelta prüft und was projektbezogen vereinbart werden muss.
Welche Abläufe eignen sich grundsätzlich für eine Automatisierung?
Ein guter Ausgangspunkt sind wiederkehrende Schritte mit klarem Auslöser, eindeutigen Regeln und einem prüfbaren Ergebnis. Ob der Ablauf tatsächlich geeignet ist, hängt außerdem von Datenqualität, Schnittstellen, Berechtigungen und den zu erwartenden Ausnahmen ab.
Muss der Prozess vor der Anfrage vollständig dokumentiert sein?
Nein. Für die erste Anfrage genügt ein typischer Durchlauf mit beteiligten Anwendungen und dem heute nötigen manuellen Schritt. In der Aufnahme klären wir die Details, die für Machbarkeitsprüfung und Abgrenzung benötigt werden.
Kann crossdelta jede wiederkehrende Aufgabe automatisieren?
Nein. Manche Anwendungen bieten keine geeignete Schnittstelle, benötigte Daten fehlen oder Entscheidungen lassen sich nicht eindeutig in Regeln fassen. Wir prüfen den konkreten Ablauf und sagen erst danach, welchen Teil wir anbieten können.
Was geschieht mit Entscheidungen und Freigaben im Ablauf?
Wir unterscheiden eindeutig prüfbare Regeln von Entscheidungen, für die fachliche Beurteilung oder eine bewusste Freigabe nötig ist. Solche Punkte können als manuelle Schritte bestehen bleiben. Ob und wie sie technisch eingebunden werden, wird im Projekt festgelegt.
Wie werden Fehler und unvollständige Daten behandelt?
Für den vereinbarten Umfang legen wir fest, welche Abweichungen erkannt werden sollen und welche Meldung oder Folge daraus entsteht. Wer den Fall prüft, Daten korrigiert oder einen Lauf erneut anstößt, gehört ebenfalls in die Zuständigkeitsregelung.
Wie wird der automatisierte Ablauf getestet?
Vor der Umsetzung vereinbaren wir Test- und Abnahmekriterien. Die Prüfung umfasst die beschriebenen Regelfälle und die ausdrücklich einbezogenen Ausnahmen. Eine Zusage für nicht beschriebene Abläufe oder spätere Änderungen an beteiligten Systemen ist damit nicht verbunden.
Übernimmt crossdelta nach der Einrichtung auch den Betrieb?
Nur wenn dies gesondert vereinbart wird. Überwachung, Bearbeitung von Meldungen, Pflege und Anpassungen sind nicht automatisch Teil der Umsetzung. Der Betriebsumfang und die Zuständigkeiten werden für den konkreten Ablauf festgelegt.
Führt eine Automatisierung immer zu Zeit- oder Kosteneinsparungen?
Das lässt sich nicht pauschal zusagen. Neben der Zahl der Durchläufe zählen auch Einrichtung, Ausnahmebearbeitung, Überwachung und spätere Anpassungen. Wir grenzen die technische Leistung ab; eine belastbare wirtschaftliche Bewertung benötigt die konkreten Prozess- und Betriebsdaten.
Verwandte Leistungen
Leistungen rund um verbundene Abläufe und Systeme
Schnittstellen
Vorhandene Integrationsmöglichkeiten, Datenformate und Zugriffsrechte für den Austausch zwischen zwei Systemen prüfen.
Individualsoftware
Ein Softwarevorhaben prüfen, wenn vorhandene Anwendungen einen betrieblichen Ablauf nicht passend abbilden.
Microsoft 365
Lizenzen, Benutzer und administrative Aufgaben in der Microsoft-365-Umgebung einordnen und betreuen lassen.
IT-Planung
Abhängigkeiten und technische Schritte für eine konkrete Veränderung an mehreren Systemen vorab ordnen.
Ablauf prüfen lassen
Welchen wiederkehrenden Ablauf möchten Sie prüfen lassen?
Schildern Sie einen typischen Durchlauf: Was löst ihn aus, welche Anwendungen sind beteiligt und wo ist heute ein manueller Schritt nötig? Wir prüfen, ob sich daraus ein klar abgegrenztes Automatisierungsvorhaben entwickeln lässt.
Oliver Warzecha
Gesellschafter · Ihr Ansprechpartner
„IT soll zuverlässig im Hintergrund funktionieren.“
