Automatische Erfassung, sichere Langzeitarchivierung und flexible Speicheroptionen.
Rechtssicheres Dokumentenmanagement
Effizientes Dokumentenmanagement ist mehr als eine Option – es ist eine Notwendigkeit in der modernen Geschäftswelt. Mit unserem Know-how und unseren Dienstleistungen können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen in diesem Bereich bestens aufgestellt ist.
So wird nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch Sicherheit und Compliance gewährleistet.
Bedeutung für Ihr Unternehmen
Dokumentenmanagement bezeichnet den Prozess der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten in einem Unternehmen. Dabei kann es sich sowohl um physische als auch um elektronische Dokumente handeln. Ein gutes DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente effizient zu organisieren, den Zugang zu ihnen zu kontrollieren und sie bei Bedarf schnell wiederzufinden.
Vorteile eines effizienten DMS
Ein effektives DMS bietet viele Vorteile. Es spart Zeit, indem es den Zeitaufwand für das Suchen und Wiederfinden von Dokumenten erheblich reduziert. Es schützt vertrauliche Informationen und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Es unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards. Sie fördert die Zusammenarbeit, indem sie es den Mitarbeitern ermöglicht, Dokumente gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten. Schließlich kann die Digitalisierung von Dokumenten Unternehmen helfen, Druck- und Lagerkosten zu senken.
Unser Service nach Maß
Unsere Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement bieten Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen. Unsere Expertise reicht von der Implementierung bis zur laufenden Wartung und Unterstützung. Mit unserem Service profitieren Sie von einer fachkundigen Beratung bei der Abbildung Ihrer Prozesse, der Schulung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie einem laufenden technischen Support und regelmäßigen Updates.
Dokumentenmanagement unter rechtlichen Aspekten
Um nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform zu arbeiten, spielt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eine entscheidende Rolle. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente zu organisieren und abzurufen, sondern auch sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
In vielen Ländern gibt es Gesetze und Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Ein effizientes DMS kann sicherstellen, dass diese Dokumente sicher gespeichert, leicht zugänglich sind und nach Ablauf der vorgeschriebenen Frist ordnungsgemäß entsorgt werden.
Darüber hinaus gibt es Datenschutzgesetze, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln. Ein DMS kann helfen, den Datenschutz zu gewährleisten, indem es sicherstellt, dass nur befugte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben und dass diese Dokumente sicher vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Schließlich können Rechtsstreitigkeiten dazu führen, dass Unternehmen bestimmte Dokumente als Beweismittel vorlegen müssen. Ein gutes DMS stellt sicher, dass diese Dokumente in unveränderter Form vorgehalten und bei Bedarf vorgelegt werden können.
Insgesamt bietet ein DMS nicht nur organisatorische Vorteile, sondern hilft Unternehmen auch, rechtliche Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass sie stets im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften arbeiten.
EcoDMS bietet eine umfassende Lösung zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Die automatische Erfassung und Kategorisierung erleichtert das Suchen und Finden von Dokumenten. Die Software unterstützt zahlreiche Dateiformate und ermöglicht die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer.
Mit EcoDMS können Sie physische und digitale Dokumente sicher und langfristig archivieren. Sie haben die Wahl, das Archiv direkt bei Ihnen oder in unserem Rechenzentrum zu speichern.