Rechtssicheres Dokumentenmanagement
Durch die zentrale Archivierung aller Dokumente und der digitalen Dokumentenverwaltung sparen Firmen Zeit und Kosten, die die Mitarbeiter für andere wichtige Aufgaben verwenden können. So wird nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch Sicherheit und Compliance gewährleistet.
Damit ist effizientes Dokumentenmanagement mehr als eine Option – es ist eine Notwendigkeit in der modernen Geschäftswelt. Mit unserem Know-how und unseren Dienstleistungen können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen in diesem Bereich bestens aufgestellt ist.
Warum braucht es ein Dokumentenmanagement?
Bedeutung für Ihr Unternehmen
Dokumentenmanagement bezeichnet den Prozess der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten in einem Unternehmen. Dabei kann es sich sowohl um physische als auch um elektronische Dokumente handeln. Ein gutes und rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente effizient zu organisieren, den Zugang zu ihnen zu kontrollieren und sie bei Bedarf schnell wiederzufinden.
GoBD – gesetzliche Richtlinien
In Deutschland definiert das GoBD Richtlinien zum konformen Dokumentenmanagement. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Im GoBD sind keine Vorschriften festgelegt, es handelt sich lediglich um Richtlinien. Aus Gründen des Datenschutzes ist es allerdings wichtig, Aufzeichnungen so zu führen, dass sie eine Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen durch die Behörden ermöglichen, z. B. im Falle einer Betriebsprüfung.
Wie handeln Sie GoBD-konform?
Als Unternehmen GoBD-konform zu handeln bedeutet, analoge oder digitale Dokumente hinsichtlich gewisser Regeln revisionssicher zu archivieren. Dabei geht es um steuerrelevante Dokumente – also unter anderem Rechnungen, Belege, Verträge und Abonnements. Diese Dokumente müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Ein effektives Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – bietet viele Vorteile. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente effizient zu organisieren und den Zugang zu kontrollieren. Dadurch wird unter anderem auch der Aufwand für das Suchen und Wiederfinden von Dokumenten erheblich reduziert. Dokumentenmanagementsysteme schützen vertrauliche Informationen und stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Zusätzlich hilft es Ihnen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards.
Insgesamt bietet ein DMS nicht nur organisatorische Vorteile, sondern hilft Unternehmen auch, rechtliche Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass sie stets im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften arbeiten.
EcoDMS – unsere Lösung für Ihr Unternehmen
EcoDMS bietet eine umfassende Lösung zum Dokumentenmanagement und der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Es ermöglicht das Digitalisieren, Archivieren, Klassifizieren, Verwalten, Suchen und Teilen von Dokumenten. Dabei erleichtert die automatische Erfassung und Kategorisierung das Suchen und Finden von Dokumenten. Die Software unterstützt zahlreiche Dateiformate und ermöglicht die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer.
Dank automatischer Texterkennung (OCR) und intelligenter Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder. Es ist egal, ob Sie nach Namen, Datum oder Inhalten suchen: Die Volltextsuche durchforstet alle Dokumente und liefert sofort die gewünschten Ergebnisse. Nie war das Finden von Informationen einfacher und schneller.
Zusätzlich bietet die Software Ihnen einen grenzenlosen Dokumentenzugriff von jedem Gerät aus. Es ist möglich über die Desktop-Anwendung oder den Webclient jederzeit und überall auf Ihre wichtigen Dokumente zuzugreifen. Ganz gleich, ob Sie sich im Büro, zu Hause oder auf Reisen befinden.
crossdelta – Ihr Partner für eine solide Unternehmens-IT
So wie ein Gebäude aus mehr als nur einem Baustein besteht, erfordert auch ein umfassendes IT-Management und Konzept mehr als gute E-Mail Sicherheitslösungen. Dazu gehören auch Desktop und Servermanagement, eine effiziente Firewall, weitere Sicherheitslösungen und vieles mehr. In einem guten IT-Konzept arbeiten alle Systeme und Services Hand in Hand. Wir bieten Ihnen eine Vielzahl weiterer Produkte und Lösungen, die sich nahtlos integrieren lassen, um Ihnen den bestmöglichen Schutz und Service zu bieten. Entdecken Sie unser umfangreiches Portfolio und lassen Sie uns gemeinsam den nächsten Schritt in Richtung umfassender IT-Management und Konzept gehen.
