Rechtskonformität und Sicherheit auf höchstem Niveau

E-Mail-Archivierung

Ein vollständiges E-Mail-Sicherheitskonzept ist unverzichtbar, um die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer geschäftlichen Kommunikation zu gewährleisten. Ein zentraler Bestandteil davon ist die einfache und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung, die nicht nur rechtliche Anforderungen wie DSGVO und GoBD erfüllt, sondern auch die Effizienz in Ihrem Arbeitsalltag steigert. Unsere Lösung ermöglicht die sichere Speicherung geschäftlicher E-Mails und elektronischer Dokumente wie E-Rechnungen, sodass Sie alle wichtigen Informationen jederzeit schnell und unkompliziert abrufen können.

Egal, ob Sie die Archivierung vor Ort in Ihrer eigenen Infrastruktur oder in unserem hochsicheren Rechenzentrum vornehmen möchten – unsere flexibel anpassbare Lösung bietet Unternehmen jeder Größe eine ideale Basis für langfristige Sicherheit und Rechtskonformität. Mit minimalem Aufwand schaffen Sie so eine revisionssichere Dokumentation und profitieren von einem leistungsstarken System, das Ihren täglichen Workflow unterstützt.

Was ist E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung bedeutet, E-Mails und deren Anhänge dauerhaft, sicher und unveränderbar zu speichern. Im Gegensatz zu einem klassischen Backup geht es bei der Archivierung nicht nur um die Sicherung von Daten, sondern auch darum, diese rechtskonform und jederzeit nachvollziehbar aufzubewahren. Unternehmen in Deutschland müssen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, wie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Unsere E-Mail-Archivierungslösung stellt sicher, dass alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten automatisch erfasst und nach höchsten Sicherheitsstandards gespeichert werden. Dadurch wird die Integrität der Daten gewährleistet und ein nachträgliches Bearbeiten oder Löschen verhindert.

Warum ist E-Mail-Archivierung wichtig?

Rechtliche Anforderungen: Die GoBD und die DSGVO verlangen eine revisionssichere Speicherung geschäftsrelevanter E-Mails über mehrere Jahre.
Schutz vor Datenverlust: E-Mails können durch technische Defekte, versehentliches Löschen oder Cyberangriffe verloren gehen. Archivierung sorgt für eine sichere Wiederherstellung.
Effizientes Arbeiten: Mit einer professionellen Archivierungslösung können Sie benötigte E-Mails schnell und unkompliziert wiederfinden. Dadurch entlasten Sie auch Ihr Postfach und steigern die Performance.

Ihre Vorteile mit unserer Lösung

Die E-Mail-Archivierung bietet weit mehr als nur eine sichere Speicherung Ihrer geschäftlichen Kommunikation. Mit unserer Lösung erhalten Sie ein Rundum-sorglos-Paket, das nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Rechtskonformität

Die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung geschäftlicher E-Mails sind streng – insbesondere im Hinblick auf die GoBD und die DSGVO. Unsere Lösung sorgt dafür, dass alle relevanten E-Mails revisionssicher, vollständig und unveränderbar archiviert werden. So sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite, wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben geht. Darüber hinaus wird der gesamte Prozess dokumentiert, sodass Sie bei einer Betriebsprüfung die nötigen Nachweise schnell und einfach vorlegen können.

Datensicherheit

Die Sicherheit Ihrer Daten hat oberste Priorität. Mit modernsten Verschlüsselungstechnologien und mehrfach redundanter Speicherung schützen wir Ihre E-Mails vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust und Cyberangriffen. Selbst im Falle eines technischen Ausfalls oder eines Malware-Angriffs können Ihre archivierten E-Mails schnell wiederhergestellt werden. Diese hohe Verfügbarkeit gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Kommunikation jederzeit geschützt ist.

Einfacher Zugriff

Vergessen Sie lange Suchzeiten: Mit unserer Archivierungslösung haben Sie jede benötigte E-Mail innerhalb von Sekunden parat. Die benutzerfreundliche Suchfunktion ermöglicht Ihnen, E-Mails nach unterschiedlichen Kriterien wie Absender, Betreff oder Zeitrahmen zu durchsuchen. So sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und können sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Speicherplatzersparnis

E-Mail-Systeme stoßen oft an ihre Kapazitätsgrenzen, was zu Leistungseinbußen und hohem Wartungsaufwand führt. Mit unserer Archivierungslösung werden ältere E-Mails aus Ihrem regulären E-Mail-System ausgelagert, ohne dass sie verloren gehen. Dies entlastet Ihre Server, sorgt für eine bessere Performance und spart Kosten für zusätzlichen Speicherplatz.

Kompletter Service: Einrichtung und Überwachung

Das Beste: Sie müssen sich um nichts kümmern! Wir übernehmen die komplette Einrichtung Ihrer E-Mail-Archivierung – von der Installation der Software über die Konfiguration bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auch nach der Einrichtung bleiben wir an Ihrer Seite: Wir überwachen das System proaktiv und stellen sicher, dass alles reibungslos funktioniert. So haben Sie die Gewissheit, dass Ihre E-Mail-Archivierung jederzeit zuverlässig funktioniert. Greifen Sie direkt über ein Outlook-AddIn (für Outlook Classic unter Windows) oder über Ihren Browser auf Ihr Archiv zu.

Wie funktioniert unsere Lösung?

Unsere E-Mail-Archivierungslösung ist so konzipiert, dass sie sich nahtlos in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integriert und dabei so wenig Aufwand wie möglich verursacht. Vom ersten Tag an profitieren Sie von einem automatisierten System, das Ihre E-Mails im Hintergrund archiviert – ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Automatisierte Archivierung

Die Lösung erfasst alle eingehenden, ausgehenden und internen E-Mails automatisch, direkt bei ihrer Erstellung oder ihrem Eingang. Dies schließt alle Anhänge und Metadaten ein, sodass Sie stets ein vollständiges Abbild Ihrer Kommunikation haben. Dank der Automatisierung müssen sich Ihre Mitarbeitenden nicht um die manuelle Ablage oder die Sicherstellung der Rechtskonformität kümmern.

Nahtlose Integration

Unsere Lösung lässt sich problemlos in gängige E-Mail-Systeme wie Microsoft Exchange, Microsoft 365, oder andere E-Mail-Server integrieren. Dies garantiert, dass Ihre Arbeitsabläufe unverändert bleiben und Sie keine zusätzlichen Programme bedienen müssen.

Sicher und flexibel

Alle archivierten E-Mails werden verschlüsselt gespeichert und auf mehreren Servern redundant abgelegt. Dies gewährleistet nicht nur höchste Sicherheit, sondern auch schnelle Wiederherstellungsmöglichkeiten. Zudem können Sie den Zugriff individuell steuern und festlegen, welche Mitarbeitenden welche archivierten E-Mails einsehen können.

Intuitive Benutzeroberfläche

Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, archivierte E-Mails schnell und einfach zu durchsuchen. Eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten stellt sicher, dass Sie jede E-Mail mit nur wenigen Klicks finden.

Proaktive Überwachung

Auf Wunsch überwacht unser Team das System kontinuierlich und stellt sicher, dass alles einwandfrei funktioniert. Updates und Wartungsarbeiten werden von uns übernommen, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Rundum-sorglos-Paket

Von der Planung über die Einrichtung bis zur Überwachung Ihrer E-Mail-Archivierung übernehmen wir alles für Sie. So können Sie sicher sein, dass Ihre Daten jederzeit rechtskonform, sicher und verfügbar sind – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.

Rundum-sorglos-Paket – Ein solides Fundament für Ihre IT-Sicherheit

Aber genau so, wie ein Gebäude aus mehr als nur einem Baustein besteht, erfordert auch ein umfassendes IT-Sicherheitsmanagement und Konzept mehr als gutes Patch-Management. Während Firewalls Ihr Netzwerk vor unerwünschten Eindringlingen schützen, sorgen Backups dafür, dass Ihre Daten im Notfall schnell wiederhergestellt werden können, und das Passwortmanagement sorgt dafür, dass Ihre Zugangsdaten sicher und organisiert sind. Doch diese Systeme arbeiten Hand in Hand und sind nur der Anfang eines ganzheitlichen Sicherheitsansatzes. Wir bieten Ihnen eine Vielzahl weiterer Produkte und Lösungen, die sich nahtlos integrieren lassen, um Ihnen den bestmöglichen Schutz zu bieten. Entdecken Sie unser umfangreiches Portfolio und lassen Sie uns gemeinsam den nächsten Schritt in Richtung umfassender IT-Sicherheit gehen.

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